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目指せマナーマスターへの道
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■vol.3:訪問のマナー

今回は「訪問のマナー」についてです。社会人ともなれば、打合せや商談などで取引先の会社を訪問する機会がよくあります。就職活動時に会社訪問の経験は多々あると思いますがもう一度復習しておきましょう。「訪問」には、マナーに関するあらゆる要素が凝縮されています。

■(1)アポイントを取る■(2)時間を厳守
■(3)受付で■(4)応接室で
■(5)人物紹介の仕方■(6)用件の進め方
■(7)退出の仕方■(8)帰社してから
■(9)ワンポイントアドバイス 

 アポイントを取る
「電話応対(電話のかけ方)」を参考に、先方に電話をかけて日程を調整します。「○○の件で打合せをさせていただきたいのですが、お時間をとっていただけませんか」「一度ご挨拶に伺いたいのですが、今週のご都合はいかがでしょうか」などと主旨を告げ、時間をとってもらいます。
基本的に、訪問をお願いしている方が先方の都合に合わせるのがマナーですが、日時に希望がある場合は相手を尊重しながら、やんわりと申し出るといいでしょう。
例)
「3月1日の午後などはご都合いかかでしょうか」
「3月1日か2日だと大変ありがたいのですが、いかがでしょうか」

相手の希望する日時が都合の悪い場合「申し訳ございません。あいにくその日は予定がありまして......」などと言って、違う日時を設定してもらいます。 その際、ぶっきらぼうに「その日は先約があるので違う日に......」なんて言うのは厳禁。自分のために時間をとってもらうのですから、あくまでも相手を立てて、失礼のないようにします。
電話での会話中はメモをとりながら、アポイントは必ず1、2度復唱して聞き間違いのないようにします。
例)
「3月1日の木曜日、午後2時ですね」
「では3月1日の木曜日、午後2時に伺いますので、よろしくお願いします」

 時間を厳守
時間厳守は社会人として、最低限のマナーです。時間に追われてドタバタ到着するのでは、そのアセリが言動に表れて、少なからずその後の商談にも影響を及ぼします。
多少電車が遅れたり、道に迷うということも考慮して、余裕を持って会社を出る。そして約束の時間の15分前には先方に到着するくらいがベスト。そうすれば駅やオフィスビルのトイレで身だしなみを整えたり、打ち合わせの内容を再確認したりといった余裕も生まれます。「時間のゆとりが心のゆとり」なのです。
あってはならないことですが、万が一、約束の時間に遅れそうな場合。もしそれが10分以上になるなら途中で必ず先方に電話を入れましょう。詫びるのは当然として、先方がその後のスケジュールがびっしり詰まっていているかもしれないので、遅れの程度によってはアポイントを変更した方がいいでしょう。
例)
「申し訳ありません。2時にお伺いする予定でしたが、都合で15分ほど遅れてしまいそうです。急いで参りますので、よろしくお願い致します」
5分程度の遅刻なら、電話をかけることで10分の遅れになるより、訪問先で担当者に顔を合わせた時点で詫びる方がいいでしょう。
例)
「遅れまして大変失礼いたしました」

ビジネスの世界では、あまり早く訪問されても先方にとって迷惑な場合もあります。 これは、「先方の準備ができていないうちに訪問して、相手を急かしてはいけない」ということです。 10分前ぐらいに着いて身だしなみを整えた後、5分前くらいに受付を済ませるよう心掛けましょう。 次は受付のマナーです。

 受付で
1.受付がある場合
 受付では、
挨拶 → 自分の会社名と名前を名乗る → 訪問先の部署と担当者名・用件を告げる
というのが手順です。姿勢を正して相手を見ながら挨拶をし、ハッキリと自分の会社名と名前を名乗ります。名刺があれば、自分を名乗る時に両手を添えて差し出すのも一案。いきなり「鈴木さんはいらっしゃいますか」などというのはマナー違反です。

例)
「毎日コミュニケーションズの田中と申します。いつもお世話になっております。営業企画部の鈴木さまと2時のお約束で伺いました」

訪問先の担当者名をメモを見ながら告げるのも失礼にあたります。訪ねる相手の部署とフルネームくらいは暗誦できるようにしておきましょう。 係の人が取り次いでくれて、「では4階になりますのでお上がりください」「そちらのイスにおかけになってお待ちください」等の指示があるはずなので、それに従います。
受付を退去する際は、取り次ぎをしてくれた人に
「ありがとうございました」とひと声お礼を言うのが配慮というもの。今後たびたび訪問して顔を合わせることになるかもしれず、このひと言だけであなたとあなたの会社は印象が良くなります。

2.受付がない場合
 入口に近い所にいる人に取り次ぎを頼みます。
挨拶 → 自分の会社名と名前を名乗る → 訪問先の部署と担当者名・用件を告げる
と、受付のある会社での手順と同じです。
事前に先方の許可をもらっている場合を除いて、相手の姿が見えたり、相手の席がわかっているからといって勝手にズンズンとデスクエリアに踏み込むのは厳禁です。取り次いでくれた方の指示を待ってから行動しましょう。

3.受付が電話の場合
最近では人が不在で、内線電話が置いてあるだけの受付も増えてきました。その場合、必ず近くに内線電話表が置いてあるはずなのでそれを見て担当者に電話をかけます。いいまわしやその後の手順は、一般的な受付と全く同じ。
「6階にお上がりください」 「そのまま中までお進みください」 「そちらのイスにおかけになってお待ちください」 といった指示に従います。

 応接室で
1.席につく
応接室や会議室に通されたら、下座にあたる席(第1回「上座と下座」を参照) について担当者を待ちます。カバンやバックは床の上に、コートなどはきちんとたたんでイスの上に置きます。誰も見てないからといってここでタバコを吸ったり、勝手に周囲のものをいじったるするのは禁物。担当者が来た時にすぐに立って挨拶ができるように名刺を準備したり、打ち合わせの資料を用意したりしましょう。
待っている間に誰かがお茶を出してくれるかもしれませんが「お飲みになってお待ちください」などと勧められない限り、勝手に手をつけない方がいいでしょう。基本的には、担当者本人に「どうぞ」と勧められてから口をつけるものです。

2.担当者が現れたら
担当者が来たらサッと席を立って迎えます。同時に、明るくハキハキとした声で「おはようございます」「お忙しいところ恐縮です」などと会釈をしながら挨拶します。

 人物紹介の仕方
入社当初は、自分が先輩や上司を紹介する機会よりも先輩や上司に自分が"紹介される"ことの方が多いものです。
担当者が現れて、立って挨拶をするのに引き続いて同伴者が「彼が4月に入社した鈴木です」と紹介してくれるはずです。名刺があれば差し出して、「はじめまして、鈴木太郎と申します。今後ともよろしくお願いします」と元気に挨拶しましょう。その後、先方の「どうぞお掛けください」の声を待って着席します。着席する時には「(ありがとうございます)失礼します」と断わり、背筋を伸ばして浅目に腰掛けます。当然ですが、足を組んだり貧乏ゆすりをしたりするのは厳禁です。

 用件の進め方
1.雑談と本題
席に付いたら、先輩や上司が最近の時勢や天気のこといった本題ではない話を数分交わし、そして本題に入る......と誘導してくれるはずです。
物おじせずにハキハキと受け答えをすることは大事なことですが新入社員が聞かれもしないのにベラベラと話すのは見苦しいもの。ここでは注意深く、どちらかというと聞き役に回るのが無難でしょう。

2.お茶を出されたら
打ち合わせの途中で、誰かがお茶を出してくれることがあります。その時は、お茶を出してくれた人に「ありがとうございます」とひと言お礼をいいます。
口をつけるのは、先方に「どうぞお飲みください」と勧められてから、そして先方が先に口をつけてから、「(ありがとうございます)いただきます」と言って口をつけます。自分の上司が同席している場合も同じこと。上司が先に口をつけてから自分が飲むようにします。
女性であれば、飲み終わった後にお茶碗についた口紅を親指とひとさし指でさっとふき取ることも忘れないようにしましょう。口紅が、消えるまで綺麗に拭き取る必要はありませんが、その意識が大切です。

 退出の仕方
要件が終ったからといって、サッサと帰ることも、またいつまでも長居するのも考え物です。タイミングを見計らって立ち上がり、「それでは、本日はお忙しいところどうもありがとうございました」 と丁寧に挨拶をしましょう。
エレベーターや玄関まで見送ってくれそうな時でも「こちらで結構ですので、どうぞお気遣いなく」と、辞退するのを忘れずに。相手が「ではこちらで失礼します」と言ったら、もう一度「本日はありがとうございました」と挨拶をして去るようにします。
エレベーターまで見送ってくれる場合は、なるべく階数ボタンの近くに立つように。行き先のボタンを押して、「では失礼いたします」と、扉が完全に閉まりきるまで、軽く会釈をしたままの状態を保ちます。

 帰社してから
会社に戻ったら、「ただいま戻りました」と帰社したことを周囲に告げます。その後、報告書や交通費精算書を書く、上司や先輩に報告する......といった会社それぞれのルールに沿って行動します。
もらった名刺の管理は意外と大切。名刺の隅に訪問した日付と担当者の簡単な特徴を書き込んでおけば、次回訪問する時に「あれ、どういう人だったかな」ということにならなくてすみます。
また、訪問の主旨や状況によっては、帰社後または翌日に、メールやハガキなどで訪問のお礼をすることも大切です。「先日はお忙しいところお時間をさいていただき、誠にありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いします」などと、お礼を一筆をしたためることで、印象もグンと良くなることでしょう。

 ワンポイントアドバイス
メールやファクスなど、いくら情報技術が発達しても相手と直接顔を合わせてやりとりする「訪問」には非常に大きな意味と価値があります。入社直後は先輩に連れられて、取引先の挨拶まわりという機会も多いものです。先方の状況に対して敏感になりましょう。
そしてコミュニケーションを取りながら先方の会社の様子、担当者の人柄、対応の仕方など、たくさん情報を取り入れましょう。感心したり、反面教師になったりと、その情報があなたにとって今後の財産になることでしょう。
慣れないことばかりで緊張することも多いと思いますが1日でも早く、先輩や取引先に「1人でも立派にできるな」「今度の新入社員はしっかりしているな」と思われるように、がんばりましょう。

訪問のニ大原則

■なにごとも第一印象が肝心。身だしなみにも気を配ろう
■時間のゆとりが心のゆとり。余裕を持って行動しよう

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